导航

企业在印章管理方面存在的问题和防范措施 (防范措施篇之三)

发布日期:2022-05-19 浏览次数:735次

公司印章的使用管理方面需要采取的措施:
    1、禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时,必须经总经理同意,而且公章使用人应在《公章使用登记表》上写明文件份数,在文件内容实施后,应再次进行核准登记。公章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时,应将文件、资料退回行政部或办公室,办理登记手续。在使用预先盖章的空白文件、资料过程中,公章使用人应承担相应的工作责任。
    2、企业必须定期检查印章使用情况。企业印章管理部门应按照印章管理规定组织有关部室或专人对所属单位印章使用情况进行检查,发现问题及时采取相应措施。
    3、企业应加强对项目部印章、部门印章的使用管理,限定其用途和使用审批程序,严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位。项目部印章和部门印章要严格限定使用范围,不能用于对外签订合同,不能在对外承诺、证明等材料上使用,必要时要将使用权限通知业主、原材料供应商等利益相关方。项目部和企业的部门要指定印章用印和保管人,建立使用台账,绝不允许分包方使用项目部印章。
    4、企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;项目部关闭后,项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁,用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。
    5、企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时,企业印章管理部门要及时将有关情况通报企业领导。基本做法如下:首先,及时向公安机关报案,追究仿冒人的法律责任;其次,在相关报纸上发布澄清声明,及时知会潜在客户;最后,及时通知仿冒合同的相对人,陈述相关事实,解除相关合同,如果相对人不予配合,通过司法途径处理。